Organisatorische Durchführungsrichtlinien der Sportvereinigung Schwarzweiss-Westbahn (SWW)

Die nachfolgenden Durchführungsrichtlinien basieren auf den gemäß Vereinsgesetz 2001 im Jahr 2005 erstellten
und von der Vereinsbehörde genehmigten Satzungen von SWW und auf den darauf aufbauenden Vorstandsbeschlüssen.

Sie regeln über die Satzungen hinaus die Arbeit des Vorstands und seiner Organe
inklusive die der Rechnungsprüfer sowie die Rechte und Pflichten der Sektionen.

1. Die Aufgaben des Vorstands

Der Vorstand hält mindestens zweimal jährlich, einmal im Frühjahr, einmal im Herbst, Vorstandssitzungen ab.
An diesen Sitzungen haben die Organe des Vorstands oder deren Vertreter, sowie die Leiter der einzelnen Sektionen,
verpflichtend teilzunehmen.

Die Anwesenheit der nicht dem Vorstand angehörenden Rechnungsprüfer ist grundsätzlich nur bei Bedarf erforderlich,
ihre Teilnahme kann jedoch jederzeit über Antrag erfolgen. Die Einladung zu den Vorstandssitzungen erfolgt durch den Obmann schriftlich,
oder per Email bis spätestens vierzehn Tage vor Sitzungsbeginn.

Eine Tagesordnung ist dieser Einladung beizuschließen oder in der Einladung anzuführen.
Über die Sitzungen und die Beschlüsse ist Protokoll zu führen.
Der Vorstand ist für die ordnungsgemäße Vereinsführung und finanzielle Geschäftsgebarung des Vereins
und seiner Sektionen solidarisch verantwortlich.

In der Herbstsitzung erstellt er auf Basis der bis zu diesem Zeitpunkt von den einzelnen Sektionen vorgelegten
Jahresvoranschläge eine zusammengefasste Budgetvorschau für das folgende Kalenderjahr und beschließt diese.

Er fasst die Einnahmen- und Ausgabenrechnungen der Sektionen jährlich, spätestens im Februar für das vorangegangene Kalenderjahr, zusammen.
Der Vereinskassier prüft diese mit Unterstützung durch die Rechnungsprüfer des Vereins und erstellt einen Vergleich mit dem Jahresvoranschlag.
Der Vereinsvorstand hat den Jahresabschluss zustimmend zu beschließen.

Die Vorstandsperiode beträgt 3 Jahre und ist im Rahmen einer ordentlichen Generalversammlung abzuschließen und zu eröffnen.
Vor einer allfälligen Wiederwahl der Vorstandsorgane ist der Vereinsvorstand in der Generalversammlung von den anwesenden Vereinsmitgliedern zu entlasten.
Die Anwesenheit aller Vorstandsorgane sowie der Rechnungsprüfer bei der Generalversammlung ist ausgenommen im Krankheitsfall unbedingt erforderlich.
Die Neuwahl der Vorstandsorgane erfolgt auf Vorschlag der Teilnehmer an der ordentlichen Generalversammlung. Die Teilnehmer haben hierfür einen Sprecher zu bestimmen.

Die Generalversammlung ist ab der Anwesenheit von mindestens der Hälfte der Vereinsmitglieder oder auf Antrag des Vorstands nach
einer Verschiebung des Sitzungsbeginnes um eine halbe Stunde auch bei einer geringeren Anzahl von Teilnehmern beschlussfähig.

2. Die Aufgaben der Sektionen

Jeder der vorhandenen Sektionen hat im Rahmen einer Sektionshauptversammlung eine Sektionsleitung zu wählen.
Hierfür ist von den Sektionsmitgliedern ein Vorschlag zu erstellen, der durch einen von ihnen bestimmten Sprecher zur Abstimmung vorgelegt wird.
Die Sektionsleitung hat zumindest aus dem Sektionsleiter, dem Schriftführer, dem Kassier und einem Kassenprüfer zu bestehen.
Für allfällige Vertretungen ist dabei zu sorgen. Die Periode der Sektionsleitung beträgt 3 Jahre.

2.1. Rechte der Sektionen:

Aufnahme von Mitgliedern oder Nichtmitgliedern des österreichischen Eisenbahnersport (ESV)

Selbständige Festsetzung der Mitgliedsbeiträge (siehe auch 2.2. Pflichten) und Einschreibgebühren für ESV-Mitglieder
und Nichtmitglieder sowie von Mahnspesen bei Nichtbezahlung des Mitgliedsbeitrags oder von Geldbußen bei verbindlichen Teilnahmen.
Autonome Aufnahme oder Streichung aktiver oder unterstützender Mitglieder.

Freie Gestaltung des Sektionsprogramms im Rahmen der Ziele der Vereinssatzungen.

Bis auf die sichtbare Zugehörigkeit zur Sportvereinigung Schwarzweiß Westbahn und
zum Österreichischen Eisenbahnersport autonome Erstellung einer Homepage sowie die unabhängige Anlegung einer Email-Adresse der Sektion.

Autonomes Anlegen von Sparbüchern. Sparbücher müssen auf den Namen der Sektion angelegt werden.
Die Eröffnung unter einem privaten Namen ist unzulässig. Das Anlegen von Girokonten bedarf des Einvernehmens mit dem Vereinsobmann.

2.2. Pflichten der Sektionen:

Im Rahmen der Festsetzung der Mitgliedsbeiträge ist darauf zu achten, dass bei Nichtmitgliedern des ESV ein Sportförderungsbeitrag
in der Höhe von 0,5 € pro Monat und Person eingehoben wird.

Dieser Sportförderungsbeitrag ist in der Höhe von mindestens einem Jahresbetrag in der Einnahmen- und Ausgabenrechnung als Rücklage auszuweisen.

Für die Herbstsitzung des Vereinsvorstands ist dem Vorstand eine Budgetvorschau, betreffend das folgende Kalenderjahr, zu übergeben.
Diese Budgetvorschau beinhaltet, in Einzelpositionen gegliedert, die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Sektion des Folgejahres.

Für die Herbstsitzung ist dem Vorstand zusätzlich eine Liste mit den Namen der Mitglieder getrennt nach ESV-Mitgliedern (Eisenbahner)
und Nicht-ESV Mitgliedern (Nichteisenbahner) zur Verfügung zu stellen.

Die Sektionen informieren ihre Mitglieder rechtzeitig vor einer OHV und ersuchen sie um aktive Teilnahme an der OHV.

Von jeder Sektion ist die Einnahmen- und Ausgabenrechnung bis zum Jahresende abzuschließen und eine Inventarliste mit
Anschaffungsjahr, Anschaffungswert und geschätztem Restwert für das nächste Jahr zu erstellen.
Beide Unterlagen sind dem Vereinsobmann sowie dem Vereinskassier bis Ende Jänner zu übermitteln.

3. Die Aufgaben des Rechnungsprüfers:

Der Rechnungsprüfer sowie zumindest ein Vertreter ist gemeinsam mit dem Vereinsvorstand durch die Generalversammlung vorzuschlagen und zu wählen.
Er gilt für drei Jahre als gewählt. Eine Wiederwahl ist möglich.

Um seine Aufgaben gemäß Satzung zu erfüllen, ist er verpflichtet, nicht nur das Kassenbuch betreffend die
Einnahmen und Ausgaben des Vereinsvorstandes mindestens einmal jährlich zu prüfen, sondern auch jene der einzelnen Sektionen.
Die Prüfung erfolgt nicht nur hinsichtlich der ordnungsgemäßen Dokumentation jeder einzelnen Einnahme und Ausgabe sondern auch hinsichtlich
der statutengemäßen Verwendung der Mittel und Einhaltung des vom Vereinsvorstand bewilligten Budgets.

Der Obmann